7 giugno 2021 – Save the date !
Il 7 giugno 2021 entrano in vigore le nuove linee guida rilasciate da AGID per la gestione della dematerializzazione dei documenti. il percorso è iniziato il 12 settembre 2020 abbastanza in sordina con la pubblicazione sul sito AgID delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le Linee Guida aggiornano le regole in materia di formazione, catalogazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Ci sono molti aspetti importanti che vanno obbligatoriamente considerati nel processo di digitalizzazione sia per quelle aziende ed enti che hanno già intrapreso il percorso sia per quelli che lo stanno approcciando. Molti clienti che seguo sono interessati alle nuove disposizioni che riguarda la conservazione a norma di tutti i documenti informatici delle imprese italiane (non società estere), comprese le fatture elettroniche.
le LLGG sono corredate da 6 allegati tutti scaricabili dal sito AgID:
- Glossario dei termini e degli acronimi
- Formati di file e riversamento
- Certificazione di processo
- Standard e specifiche tecniche
- metadati
- Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati
Prima di tutto voglio sottolineare che non si tratta di linee guide destinate solo alle PA, come molti miei colleghi sostengono, il cambio di passo riguarda tutte le imprese e non solo per la parte di fatturazione elettronica ma per tutti i documenti digitalizzati o digitali. Spesso non si presta attenzione al fatto che il documento nativo digitale può essere conservato in modo digitale sicuro solo adottando processi e sistemi rigorosi di conservazione. La parte consulenziale sui processi è integrante all’intero sistema di conservazione sostitutiva.
Personalmente mi occupo principalmente di strutture sanitarie private, fornisco servizi di esternalizzazione e consulenza. Consulenza sia direzionale che operativa su progetti di digitalizzazione. Mi scontro sempre più spesso con la poca sensibilità all’argomento dovuta in parte alla complessità della normativa e alla sua interpretazione che lascia spazio a visioni diverse e a volte diametralmente opposte.
Riassumendo le novità principali riguardano:
- Metadatazione obbligatoria: Nuovi TAG
- La nuova metadatazione è fornita da AgID e riportata nell’allegato 5 delle linee guida. Da pochi tag (5 gli obbligatori) si passa a 40 di cui 38 obbligatori. La metadatazione deve essere applicata a tutti i documenti informatici, ai documenti amministrativi informativi e agli aggregati documentali (fascicoli elettronici).
- Creazione di documenti digitali da analogico (scansioni)
- Obbligatoria l’attestazione di conformità per ogni lotto di documenti scansioni con firma su ogni singolo documento, cosa che per il momento era obbligatoria solo per i documenti fiscali. L’attestazione di conformità deve essere firmata da un pubblico ufficiale nella PA, da un notaio o da un responsabile delegato nel privato. L’attestazione deve garantire la conformità all’originale ed una serie di tag da inserire obbligatoriamente.
- Formati ammessi
- Le linee guida allargano le tipologie di formati ammessi per la conservazione, comprendendo molti formati tra cui finalmente lo ZIP compresso ed i formati video e audio. Negli allegati è specificata la lista con tutti i dettagli di formazione e gestione degli stessi.
- Manuale di conservazione e responsabile della conservazione
- Anche il soggetto produttore (pubblico o privato) deve predisporre e mantenere aggiornato il manuale di conservazione sostituita nel quale va evidenziata in particolare la figura del “responsabile della conservazione”. La pubblicazione del manuale va inserito e pubblicato nel sito Internet nell’area “Amministrazione trasparente”
Lo scopo è quello di uniformare la normativa con la creazione di un testo di base unico, tra le altre cose strutturato in modo molto diverso dalle solite linee guida allo scopo di renderlo più flessibile e comprensibile agli utilizzatori, uno stile chiaro e fruibile. La redazione è stata fatta sotto forma di capitoli e paragrafi invece che per articoli e commi come da prassi giuridica. Le linee guida incorporano in un unico documento la normativa in materia che oggi è distribuita in 3 DPCM ed altri atti e documenti. il prodotto finale è quindi il riferimento per gestione di tutti i documenti informatici e risulta con la sua strutturazione più facilmente modificabile sulla base delle innovazioni tecnologiche che avvengono sempre più velocemente.
Le nuove linee guida hanno l’obiettivo di aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), abrogando il DPCM del 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Non mancano le novità anche per i sistemi documentali e di gestione dei flussi. Anche in questo aspetto ho lavorato con il mio team per adattare le nostre soluzioni software alle nuove linee guida consentendo come sempre di archiviare i documenti in modo sicuro e di esibirli in modo chiaro, semplice ed efficiente ai fruitori. In particolare i nostri prodotti SaniPocket e PortaliInCloud sono stati upgradati e consentono oggi di fare un versamento opzionale per conservare a norma secondo lo standard AgID su server certificato e soluzione certificata per la conservazione sostitutiva.
Ci sono molte attività da portare avanti, io con il mio staff sono come sempre a disposizione per affrontare i progetti dei miei clienti e portare semplificazione e ottimizzazione di processi e servizi.
Giuseppe Giomo
www.giuseppegiomo.com
